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      知識產權管理體系認證規則

      目 錄

      1.適用范圍

      2.認證機構的基本要求

      3.認證人員的基本要求

      4.認證過程的要求

      4.1申請及受理

      4.2認證審核的策劃

      4.2.1審核方案

      4.2.2審核時間

      4.2.3審核組

      4.2.4審核計劃

      4.3審核活動

      4.3.1審核實施

      4.3.2審核報告

      4.3.3不符合項糾正/糾正措施的驗證

      4.4初次認證審核

      4.4.1第一階段審核

      4.4.2第二階段審核

      4.5監督審核

      4.6再認證審核

      4.7特殊審核

      4.8認證決定

      5.認證的保持

      5.1總體要求

      5.2頒證后跟蹤與監督活動的要求

      5.3暫停、恢復、撤銷、注銷、更新認證,擴大、縮小認證范圍

      6.認證記錄的管理

      7.認證證書的管理

      7.1認證證書內容

      7.2認證證書管理

      8.對申訴、投訴的處理

      9.附則


      1.適用范圍

      1.1本文件用于規范依據GB/T 29490-2013《企業知識產權管理規范》、GB/T 33250-2016《科研組織知識產權管理規范》、GB/T 33251-2016《高等學校知識產權管理規范》中規定的知識產權管理體系認證標準在中華人民共和國境內開展的認證活動。

      1.2本文件旨在依據認證認可相關法律法規和結合相關技術標準,對知識產權管理體系認證過程做出具體規定,明確我機構對認證過程的管理和責任,確保知識產權管理體系認證活動規范。

      1.3本文件是對我機構從事知識產權管理體系認證活動的基本要求,我機構從事該項認證活動應當遵守本文件。

      2.認證機構的基本要求

      2.1獲得國家認證認可監督管理委員會的批準,取得從事知識產權管理體系認證的資質。

      2.2應遵循公開公正、客觀獨立、誠實信用原則,并按照GB/T 27021《合格評定 管理體系認證機構要求》要求建立、保持內部管理體系,實施內部制約、監督和責任機制,確保認證全程的公正性和有效性。

      2.3應建立過程以持續地識別、分析、評估、處置、監視由與認證活動引起的利益沖突的可能性相關的風險,并有適宜措施防控風險。

      2.4不得與認證咨詢機構和認證委托人在資產、管理或者人員上存在利益關系,不得將申請認證的組織(以下簡稱申請組織)是否獲得認證與參與認證審核的審核員及其他人員的薪酬掛鉤。

      2.5應明確認證收費規則,并將收費規則在官網上公示。

      2.6應當建立風險防范機制,對從事的知識產權管理體系認證活動可能引發的風險和責任,采取合理有效的措施。

      3.認證人員的基本要求

      3.1認證人員應當為專職認證人員,并應具備相應崗位所需的專業知識及教育、培訓或工作經歷。

      3.2認證人員應當遵守與從業相關的法律法規的要求,對認證活動及做出的認證審核報告和認證結論的真實性、合理性、合規性承擔相應的法律責任。

      3.3建立人員管理制度以及人員能力準則,對所有實施審核和認證決定等認證活動的人員進行能力評價,保證其能力持續符合準則要求。

      4.認證過程的要求

      4.1申請及受理

      4.1.1應向申請組織至少公開以下信息:

      1)可開展認證業務的范圍;

      2)審核過程;

      3)認證證書樣式;

      (4)對認證過程的申訴、投訴規定;

      (5)分支機構和辦事機構(如果有)的名稱、業務范圍、地址等;

      (6)認證的授予、保持、暫停、恢復、撤銷及認證范圍的擴大、縮小的規定。

      (7)認證證書、認證標志及相關的使用要求。

      (8)公正性的政策。

      4.1.2應當要求申請組織提交必要的資料和信息,至少包括:

      1)知識產權管理體系認證申請書,應包括申請組織的名稱、地址、組織機構及其他與管理體系運行相關的詳細信息,擬申請認證的范圍(擬申請認證的知識產權及其管理活動范圍),產品或服務的范圍及活動的情況說明等。

      2)法律地位的證明文件的復印件。若知識產權管理體系覆蓋多場所活動,應附每個場所的法律地位證明文件。

      3)知識產權管理體系覆蓋的活動涉及法律法規要求的行政許可證明、資質證書、強制性認證證書等資質文件。

      4)知識產權管理體系文件。

      5)其他與認證審核有關的必要文件。

      4.1.3認證申請的評審確認

      應對申請組織提交的申請資料進行評審,并確認申請資料是否滿足4.1.2條款要求的內容,以確定是否受理認證申請。

      4.1.4不予受理的情形

      對于不符合國家法律法規要求的下列申請組織,不予受理:

      1)申請組織或申請組織的法人被全國信用信息系統、信用中國等納入失信主體的。

      2)申請組織被責令停業整頓的。

      4.1.5簽訂認證合同

      在實施認證審核前,應與申請組織訂立具有法律效力的書面認證合同。

      4.2認證審核的策劃

      4.2.1審核方案

      應評估知識產權管理體系認證風險,根據申請組織知識產權管理體系的規模、特性和復雜程度及風險程度等,確定審核目的、范圍、準則以及審核所需的活動,策劃形成審核方案。

      4.2.2審核時間

      應根據申請組織知識產權管理體系覆蓋的活動范圍、技術復雜程度、風險程度、認證要求和有效人數等情況,核算并擬定完成審核工作需要的時間。

      有效人數應重點關注與知識產權管理密切相關的人員,例如知識產權管理人員,其他管理人員、經營活動相關人員可根據實際情況予以關注。

      應有文件化的用于計算知識產權管理體系認證審核所需時間的規定。

      應當建立并實施多場所認證抽樣的規則。

      4.2.3審核組

      4.2.3.1應當選擇具備相關能力的審核員(必要時應有技術專家)組成審核組。審核組中的審核員應承擔審核責任。

      4.2.3.2技術專家主要負責提供認證審核的技術支持,不作為審核員實施審核,不計入審核時間,其在審核過程中的活動由審核組中的審核員承擔責任。

      4.2.3.3審核組可以有實習審核員,實習審核員應在審核員的指導下參與審核,不計入審核時間,不單獨出具記錄等審核文件,其在審核過程中的活動由審核組中的審核員承擔責任。

      4.2.4審核計劃

      4.2.4.1應為每次審核制定審核計劃(第一階段審核不要求正式的審核計劃,但應建立保留審核策劃的證據)。審核計劃至少包括以下內容:審核目的、審核準則、審核范圍、審核涉及的部門和場所、審核時間、審核組成員。

      4.2.4.2在審核活動開始前,審核組應將審核計劃交申請組織確認。遇特殊情況臨時變更計劃時,應及時將變更情況通知受審核的申請組織,并協商一致。

      4.2.4.3如果知識產權管理體系覆蓋范圍包括在多個場所進行相同或相近的活動,且這些場所都處于申請組織授權和控制下,可以在審核中對這些場所進行抽樣,但應依據認證機構相關規定實施抽樣,以確保對所抽樣本進行的審核對知識產權管理體系包含的所有場所具有代表性。如果不同場所的活動存在明顯差異、或不同場所間存在可能對知識產權管理有顯著影響的區域性因素,則不能采用抽樣審核的方法,應當逐一到各現場進行審核。

      4.3審核活動

      4.3.1審核實施

      審核過程應始終處于我機構控制之下,并對審核過程的合規性、合理性負責。

      除經正式批準的特殊情況之外,審核過程不得更換審核計劃確定的審核任務和活動以及審核組成員。在審核活動過程中不得存在任何冒名頂替其他認證人員、違反認證人員職業道德等違規行為。

      4.3.1.1審核組應按照審核計劃的安排完成審核任務,獲取審核證據,對照審核準則得出審核發現,對照審核目的并討論審核發現,做出審核結論。

      4.3.1.2審核組應當會同申請組織召開首、末次會議。申請組織相關人員應參加會議。參會人員應簽到,審核組應保留首末次會議簽到記錄。

      需要時,審核組成員應向申請組織出示身份證明文件。

      4.3.1.3應嚴格管控認證審核質量,發生以下情況時,審核組應先向認證機構報告,經同意后終止審核或改變審核目的、審核范圍等。

      1)申請組織知識產權管理體系運行存在真實性問題。

      2)申請組織對審核活動不予配合,經協調后仍無效,審核活動無法繼續進行。

      3)申請組織實際情況與申請材料有重大不一致,對審核目的影響嚴重。

      4)其他導致審核程序無法繼續完成,嚴重影響審核目的實現的情況(如自然災害、環境突發事件等)。

      4.3.2審核報告

      4.3.2.1審核組應對審核活動形成書面審核報告,由審核組組長確認。審核報告應準確、簡明和清晰地描述審核活動的主要內容,至少包括以下內容:

      1)申請組織的名稱和地址。

      2)申請組織活動范圍和場所。

      3)審核的類型、準則和目的。

      4)審核組組長、審核組成員信息。

      5)審核活動的實施日期和地點,包括固定現場和臨時現場。

      6)闡述按照審核程序和計劃的安排,實施各項審核工作的情況,對各項審核要求應逐項描述或引用審核證據、審核發現和審核結論。

      7)識別出的不符合項。

      8)審核組對通過認證的意見、建議。

      4.3.2.2認證機構應保留用于證實審核報告中相關信息的證據。

      4.3.2.3應將批準的審核報告提交申請組織。

      4.3.2.4對終止審核的情形,審核組應將已開展的工作情況形成報告,應將此報告及終止審核的原因提交給申請組織,并保留證據。

      4.3.3不符合項糾正/糾正措施的驗證

      4.3.3.1對審核中發現的不符合項,應要求申請組織分析原因,在規定期限內對不符合項采取糾正和/或糾正措施。

      4.3.3.2應對申請組織所采取的糾正和糾正措施及其結果的有效性進行驗證。根據不符合項的實際情況,可以采取書面驗證或現場驗證的方式。

      4.4初次認證審核

      初次認證分為兩個階段審核:第一階段審核和第二階段審核。

      4.4.1第一階段審核

      4.4.1.1應收集申請組織知識產權管理體系策劃信息,了解組織的情況,確定申請組織是否具備接受第二階段審核的條件。

      4.4.1.2通過評審申請組織的知識產權管理體系文件等達不到一階段審核目的時,應實施第一階段現場審核。

      4.4.1.3第一階段至少審核以下內容:

      1)評審申請組織的知識產權相關文件,確認其與組織的實際情況的一致性。

      2)確認組織是否實施了內部審核與管理評審,知識產權管理體系是否已運行并且超過3個月。

      3)確認申請組織的知識產權管理體系覆蓋的范圍、及覆蓋范圍內有效人數、過程和場所,以及遵守適用的法律法規及強制性標準的情況。

      4)確定是否具備第二階段審核的條件,確定第二階段審核重點。

      對不滿足上述條件之一的,在未得到妥善解決之前不得進入第二階段審核。

      4.4.1.4審核組應將第一階段審核情況形成書面文件,包括識別任何引起關注的問題。

      4.4.1.5第一階段審核和第二階段審核之間應安排適宜的間隔時間,使申請組織有充分的時間解決第一階段審核中發現的問題。

      4.4.2第二階段審核

      第二階段審核應當在申請組織現場或遠程進行,并至少審核以下內容:

      1)在第一階段審核中識別的重要審核點的過程控制的有效性。

      2)為實現知識產權方針而在相關職能、層次和過程上建立知識產權目標是否具體適用、可測量并得到溝通、監視。

      3)對知識產權管理體系覆蓋的過程和活動的管理及控制情況。

      4)申請組織實際工作記錄是否真實。對于審核發現的真實性存疑的證據應予以記錄并在做出審核結論及認證決定時予以考慮。

      5)申請組織的內部審核和管理評審是否有效。

      4.5監督審核

      4.5.1監督審核應確認獲證組織的知識產權管理體系的持續符合性和有效性,包括對獲證組織知識產權管理體系滿足認證標準規定要求情況的現場審核:

      1)自上次審核以來與組織知識產權管理體系有關的重要變更(如認證范圍、組織結構等)。

      2)持續的知識產權獲取、保護、運用等運行控制。

      3)對上次審核中發現的不符合項采取措施的有效性的驗證。

      4)適用的法律法規持續符合情況。

      5)組織方針與目標實現情況與趨勢。

      6)認證證書與標志的使用或對認證資格的引用。

      7)內部審核與管理評審。

      8)申、投訴的接受與處理。

      9)針對知識產權管理體系運行中發現的問題或投訴,制定并實施了有效的改進措施。

      4.5.2初次認證后的第一次監督審核應在認證決定日期起12個月內進行,并且兩次監督審核間隔不超過12個月。

      4.5.3超過期限而未能實施監督審核的,應按照5.3.2條處理。

      4.5.4監督審核的時間,應不少于按照4.2.2條計算審核時間的1/3。監督審核的最短時間不應少于1人日。

      4.5.5監督審核的審核組,應符合4.2.3條的要求。

      4.5.6監督審核應在獲證組織現場或遠程進行。在認證證書有效期內的監督審核應覆蓋認證范圍內的所有活動。

      4.5.7在監督審核中發現的不符合,應要求獲證組織分析原因,在規定時限內完成糾正和糾正措施,并提供糾正和糾正措施有效性的證據。

      4.5.8應采用適宜的方式及時驗證獲證組織對不符合項進行處置的效果。

      4.5.9監督審核的審核報告應按照4.3.2條列明的審核要求逐項描述審核證據、審核發現和審核結論。審核組應提出是否繼續保持認證證書的意見或建議。

      4.5.10應根據監督審核報告及其他相關信息,作出繼續保持認證或暫停(一般情況下,暫停時間不超過6個月)、撤銷、縮小認證證書的決定。

      4.6再認證審核

      4.6.1認證證書期滿前,若獲證組織申請繼續持有認證證書,應當實施再認證審核,并決定是否延續認證證書。

      4.6.2應按照4.2.3條要求組成審核組。按照4.2.4條要求并結合歷次監督審核情況,制定再認證計劃并交審核組實施。審核組按照要求開展再認證審核。

      在知識產權管理體系及獲證組織的內部和外部環境無重大變更時,再認證審核可以不實施第一階段審核,但審核時間應不少于按照4.2.2條計算審核時間的2/3。

      4.6.3對再認證審核中發現的嚴重不符合項,應規定時限,要求獲證組織實施糾正與糾正措施,并在原認證證書到期前完成對糾正與糾正措施的驗證。

      4.6.4按照4.7條要求做出再認證決定。獲證組織繼續滿足認證要求并履行認證合同義務的,向其換發認證證書。

      4.6.5如果在當前認證證書的終止日期前完成了再認證活動并決定換發認證證書,新認證證書的終止日期可以基于當前認證證書的終止日期。新認證證書上的頒證日期應不早于再認證決定日期。

      如果在當前認證證書終止日期前,未能完成再認證審核或對嚴重不符合項實施的糾正和糾正措施未能進行驗證,則不應予以再認證,也不應延長原認證證書的有效期。

      在當前認證證書到期后,如果能夠在6個月內完成未盡的再認證活動,則可以恢復認證,否則應至少進行一次第二階段審核才能恢復認證。認證證書的生效日期應不早于再認證決定日期,終止日期應基于上一個認證周期。

      4.7特殊審核

      4.7.1擴大或縮小認證范圍

      對于已授予的認證,應對擴大或縮小認證范圍的申請進行評審,并確定任何必要的審核活動,以做出是否可予以擴大或縮小的決定。這類審核活動可以和監督審核同時進行。

      4.7.2提前較短時間通知的審核

      為調查投訴、對變更做出回應或對被暫停的獲證組織進行追蹤,可能需要在提前較短時間通知獲證組織后或不通知獲證組織就對其進行審核。此時:

      1)應說明并使獲證組織提前了解將在何種條件下進行此類審核。

      2)由于獲證組織缺乏對審核組成員的任命表示反對的機會,應在指派審核組時給予更多的關注。

      4.8認證決定

      4.8.1在對審核報告、不符合項的糾正和糾正措施及其結果進行復核、綜合評價基礎上,作出授予、保持、暫停、恢復、撤銷、注銷、更新認證,擴大或縮小認證范圍的認證決定。

      4.8.2認證決定人員應為我機構控制下的人員,審核組成員不得參與本次審核的認證決定。

      4.8.3在做出認證決定前應確認如下情形:

      1)審核報告符合本文件4.3.2條要求,審核組提供的審核報告及其他信息能夠滿足作出認證決定所需要的信息。

      2)對于嚴重不符合項,已評審、接受并驗證了糾正和/或糾正措施的有效性。

      3)對其他一般不符合項已評審,并接受了申請組織計劃采取的糾正和/或糾正措施。

      4.8.4在滿足4.8.3條要求的基礎上,有充分的客觀證據證明申請組織滿足下列要求,評定該申請組織符合認證要求,向其頒發認證證書。

      1)申請組織的知識產權管理體系符合標準的要求且運行有效。

      2)認證范圍覆蓋的知識產權活動符合相關法律法規的要求。

      3)申請組織按照認證合同的規定,履行了相關義務。

      4.8.5若申請組織不能滿足上述要求,則對該申請組織不授予認證。應以適宜的方式告知申請組織并說明其未通過認證的原因。

      5.認證的保持

      5.1總體要求

      應始終監視、跟蹤頒證后組織的情況,實施頒證后的監督活動和監督審核以保持認證效果。

      應有保持、暫停、恢復、撤銷、注銷、更新認證,擴大或縮小認證范圍的管理要求和形成文件的程序。

      5.2頒證后跟蹤與監督活動的要求

      5.2.1應在認證證書頒發后,在證書有效期內對獲證組織持續滿足認證要求的能力進行有效跟蹤與監督,對跟蹤監督活動進行設計,以便定期對知識產權管理體系范圍內有代表性的活動、區域和職能進行評價,并應考慮獲證組織及其管理體系的變更情況。

      5.2.2監督活動可以包括:

      1)就認證的有關方面詢問獲證組織。

      2)審查獲證組織對其運作的說明(如宣傳材料、網頁等)。

      3)要求獲證組織提供文件化信息(紙質或電子介質)。

      4)其他監視獲證組織的方法。

      5)監督審核活動。

      5.3暫停、恢復、撤銷、注銷、更新認證,擴大、縮小認證范圍

      5.3.1應制定暫停、恢復、撤銷、注銷、更新認證,擴大、縮小認證范圍的規定,并形成文件化的程序。

      暫停、恢復、撤銷、注銷、更新認證,擴大、縮小認證范圍,應當在調查核實后,及時按照要求報國家認監委。

      5.3.2暫停、恢復認證

      5.3.2.1獲證組織有以下情形之一的,應在調查核實后,按照要求及時暫停其認證:

      1)知識產權管理體系持續或嚴重不滿足認證要求,包括對知識產權管理體系運行有效性要求的。

      2)不承擔、履行認證合同約定的責任和義務的。

      3)被有關執法監管部門責令停業整頓的。

      4)持有的與知識產權管理體系范圍有關的行政許可證明、資質證書、強制性認證證書等過期失效,重新提交的申請已被受理但尚未換證的。

      5)主動請求暫停的。

      6)其他應當暫停認證證書的。

      5.3.2.2認證暫停期一般不得超過6個月。但屬于5.3.2.1第(4)項情形的暫停期可至相關政府主管部門作出恢復決定之日。

      5.3.2.3應以適當方式公開暫停認證的信息,明確暫停的起始日期和暫停期限,并告知獲證組織在暫停期間不得以任何方式使用認證證書、認證標識。

      5.3.2.4在規定的時限內,經我機構確認被暫停認證的獲證組織采取了有效的糾正措施,造成暫停的問題已解決,可以恢復認證,并保留相應證據。

      5.3.3撤銷認證

      5.3.3.1獲證組織有以下情形之一的,應撤銷認證:

      1)違反知識產權法律法規等,情況嚴重的。

      2)法律地位證明文件注銷或被撤銷的。

      3)被相關政府主管部門認定存在嚴重違法失信行為的。

      4)暫停認證的期限已滿,但導致暫停的問題未得到解決或有效糾正的。

      5)其他應當撤銷認證證書的。

      5.3.3.2撤銷認證后,應及時收回撤銷的認證證書。若無法收回,應及時在網站上公布或聲明撤銷決定。

      5.3.4更新認證

      當獲證組織的地址、組織名稱等因素變化時,應對認證證書進行及時更新管理,按照認證決定意見制作并頒發新認證證書,收回原認證證書。

      5.3.5 注銷

      獲證組織在證書有效期內不愿繼續保持認證注冊資格或重新換發該管理體系證書時,應對認證證書及時做出認證決定,注銷相應證書,收回認證證書。

      5.3.6擴大、縮小認證范圍

      5.3.6.1認證范圍的擴大

      當獲證組織申請增加的知識產權管理體系的部分組織單元(或場所)或部分產品、過程和活動等,經我機構確認具備擴大認證范圍的條件后,按照認證決定意見制作并頒發新認證證書,收回原認證證書。

      5.3.6.2認證范圍的縮小

      當獲證組織的知識產權管理體系的部分組織單元(或場所)或部分產品、過程和活動等已不能滿足認證條件時,經我機構確認可以縮小認證范圍,按照認證決定意見制作并頒發新認證證書,收回原認證證書。

      6.認證記錄的管理

      6.1應對所有申請組織保持所有認證活動的記錄。應建立認證記錄及保持制度,記錄認證活動全過程并妥善保存,我機構及認證人員對認證記錄的真實、準確、完整性負責。

      6.2認證記錄應能證實認證活動得到合規、有效實施。記錄應當使用中文,保存時間應大于認證證書有效期。

      6.3以電子文檔方式保存記錄的。

      6.4所有相關人員確認的書面記錄,可以制作成電子文檔保存使用,但是必須妥善保存具有法律效力的原件。

      6.5應有制度和措施確保認證記錄的信息安全與保密。

      7.認證證書的管理

      7.1認證證書內容

      認證證書應至少包含以下信息:

      1)證書編號。

      2)獲證組織名稱、地址,該信息應當與其法律地位證明文件的信息一致。

      3)知識產權管理體系認證業務覆蓋范圍,若包含多場所,應表述覆蓋的場所、名稱和地址的信息。

      4)知識產權管理體系符合認證標準的表述。

      5)發證日期和有效期起止年月日。

      6)認證機構的名稱、地址。

      7)證書查詢途徑。

      8)其他需要說明的內容。

      7.2認證證書管理

      7.2.1證書有效期為3年。

      7.2.2應當建立證書信息披露制度。除向申請組織、相關政府主管部門提供認證證書信息外,還應當根據社會相關方的請求向其提供證書信息,接受社會監督。

      8.對申訴、投訴的處理

      8.1若申訴、投訴人認為我機構未遵守認證相關法律法規或本文件并導致自身合法權益受到嚴重侵害的,可以直接向相關政府主管部門申訴、投訴。

      8.2申請組織或獲證組織對認證決定有異議時,我機構應接受申請組織申訴并且及時進行處理,在60日內將處理結果形成書面通知送交申請組織。

      8.3任何組織或個人對我機構、工作人員或者獲證組織的投訴,我機構應確認投訴是否與其負責的認證活動有關,并在經確認有關時予以受理。針對獲證組織的有效投訴,我機構應在適當的時間將投訴告知該投訴人。應當在受理當事人投訴之日起60日內辦結,并將處理結果告知投訴人。

      9.附則

      9.1本文件由中知(北京)認證有限公司負責解釋。

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